Tak perlu dikatakan, itu sangat penting bahwa perusahaan mempertimbangkan seluruh siklus hidup dokumentasi kertas. Sebuah sumber utama pencurian identitas dan penipuan adalah kesalahan manajemen dokumen. Penjahat tidak punya keraguan tentang mencari melalui sampah dan daur ulang sampah dan, karena jumlah besar limbah kertas yang mereka hasilkan, perusahaan adalah target utama.
Hal pertama yang harus dipertimbangkan ketika memeriksa cara di mana kantor Anda mengelola dokumen kertas yang penting adalah bagaimana menilai apakah dokumen adalah sebuah potensi resiko keamanan? Jelas, ini bervariasi tergantung pada fungsi dan operasi organisasi Anda. Secara umum, meskipun, dokumen-dokumen yang dapat dianggap sebagai penting adalah mereka yang menyebutkan karyawan, pelanggan atau informasi klien; yang mengandung detail bisnis; makalah semua hukum dan dokumentasi dan apa pun yang mengandung rincian bank.
Sekali Anda telah mengidentifikasi dokumen kertas penting, langkah berikutnya dalam mengelola file-file ini adalah untuk memastikan bahwa mereka disimpan dengan benar. Dokumen-dokumen yang berisiko tinggi bisa disimpan off-site, untuk melindungi terhadap tindakan Tuhan. Menyimpan file-file penting di tempat yang aman seperti ini adalah cara paling aman untuk mengelola dokumen kertas yang Anda tidak bisa menghancurkan.
Pilihan lain adalah menyimpan dokumen di tempat di unit aman. Meskipun saat ini sebagian besar file yang didukung secara elektronik, mungkin masih ada dokumen yang Anda tidak bisa backup. Jika hal ini terjadi adalah penting bahwa setiap fasilitas penyimpanan yang Anda miliki di kantor Anda harus baik aman dan air dan tahan api. dokumen kertas yang dapat secara elektronik didukung harus dienkripsi.
tahap kunci lain dalam dokumen atau manajemen catatan menyangkut pembuangan file yang tidak lagi dibutuhkan oleh perusahaan. Sangat penting untuk dicatat bahwa banyak bisnis yang secara teratur menangani informasi sensitif secara hukum diharuskan untuk aman membuang file rahasia.
Namun, bahkan jika itu bukan persyaratan hukum sangat penting untuk benar membuang dokumen kertas. Daripada shredders berdasarkan kantor kepercayaan, yang dapat menghasilkan dokumen robek yang mengalami pencuri dapat merekonstruksi, perusahaan besar harus menunjuk sebuah perusahaan spesialis yang dapat menghancurkan dokumen dan mempersiapkan mereka untuk didaur ulang.
Jika Anda mengikuti panduan ini dan mengelola dokumen kertas penting aman maka Anda harus menghindari masalah pencurian identitas dan penipuan dan menjamin keamanan bisnis Anda.